LA ORGANIZACIÓN COMO FUNCIÓN ADMINISTRATIVA

La palabra organización puede adoptar varios significados en administración, de los cuales los dos principales son:
1. Organización como entidad social orientada hacia los objetivos específicos y estructurada de manera deliberada. La organización es una entidad social porque esta constituida por personas, y se halla orientada hacia objetivos porque esta diseñada para alcanzar resultado; por ejemplo, obtener ganancias (empresas en general), proporcionar satisfacción social (clubes), etc.

Esta estructurada deliberadamente porque divide el trabajo, y su ejecución se asigna a los miembros de la organización. Esta definición se aplica a todos los tipos de organizaciones, aunque tengan o no animo de lucro, como empresas fabriles, bancos, empresas financieras, hospitales, clubes, iglesias, etc.

La organización puede visualizarse desde dos aspectos distintos:
a) Organización formal: basada en una división del trabajo que especializada órganos y funciones en determinadas actividades. Es la organización planeada o definida en el organigrama, consagrada por la dirección y comunicada en todos los manuales de la empresa.

Es la organización formalizada de modo oficial.
b) Organización informal: surge de modo natural y espontáneo, debido a las relaciones humanas que establecen las personas que desempeñan cargos en la organización formal. Se basa en relaciones de amistad (o de antagonismo) y el surgimiento de grupos que no aparecen en el organigrama ni en ningún otro documento formal.
2. Organización como función administrativa y parte integrante del proceso administrativo: en este sentido organización se refiere al acto de organizar, integrar y estructurar los recursos y los órganos involucrados en su organización; establecer relaciones entre ellos y asignar las atribuciones de cada uno.

www.monografias.com/trabajos11/congral/congral.shtml

CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN

Munch Galindo y García Martínez

Es la estructuración de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetos señalados.

Eugenio Sisto Velasco:

Es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos, creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía y estableciendo las relaciones que entre dichas unidades debe existir.

Isaac Guzmán V.:

Es la coordinación de las actividades de todos los individuos que integran una empresa con el propósito de obtener el máximo de aprovechamiento posible de los elementos materiales, técnicos y humanos, en la realización de los fines que la propia empresa persigue.

Joseph L. Massie:

Es la estructura y asociación por lo cual un grupo cooperativo de seres humanos, asigna las tareas entre los miembros, identifica las relaciones e integra sus actividades hacia objetivos comunes.

Harold Koontz y Cyril O´ Donnell:

Es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal como vertical toda la estructura de la empresa.

Agustín Reyes Ponce

Es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.

Terry

Es el arreglo de las funciones que se estimas necesarias para lograr un objetivo, y una indicación de la autoridad y la responsabilidad asignada a las personas que tienen a su cargo la ejecución de las funciones respectivas.

IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN

Munch Galindo y García Martínez
Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:
1.- Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc.), la que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización.
2.- Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.
3.- Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.
4.- Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementado la productividad.
5.- Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

Es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.

Agustín Reyes Ponce

1.- La organización, por ser el elemento final del aspecto teórico, recoge, complementa y lleva hasta sus últimos detalles todo lo que la previsión y la planeación han señalado respecto a como debe ser una empresa.
2.- Tan grande es la importancia de la organización, que en algunas ocasiones ha hecho perder de vista a muchos autores que no es sino una parte de la administración, dando lugar a que la contrapongan a ésta ultima, como si la primera representara lo teórico y científico, y la segunda lo practico y empírico.
3.- Tiene también gran importancia por constituir el punto de enlace entre los aspectos teóricos, o también llamados de mecánica administrativa, y los aspectos prácticos, que el mismo autor conoce bajo la denominación de dinámica, entre lo que deben ser y lo que es.

El confundir la organización con la integración, presenta el peligro de mezclar la teoría con la practica, lo ideal con lo real, con la consecuencia, muy frecuente de que se pierdan de vista las metas, haciendo bajar el nivel técnico de la administración, en vez de presionar para que la realidad se acomode a lo que debería ser.

Terry y Franklin

Todos nosotros hemos sido miembros de organizaciones, equipos, clases o grupos que estuvieron muy organizados, de igual manera, hemos sido miembros de grupos que se podrían caracterizar por ser muy desordenados. Es más probable que haya buenos sentimientos y resultados positivos de nuestra asociación con los primeros.

La organización promueve la colaboración y negociación entre los individuos en un grupo y mejora, así la efectividad y la eficiencia de las comunicaciones en la organización. La función organizadora crea línea definitiva de autoridad y responsabilidad en una organización mejorando así las funciones de activación y control del gerente.

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN

Munch Galindo y García Martínez
Existen nueve principios que proporcionan la pauta para establecer una organización racional, se encuentran íntimamente relacionados, y son:
1.- Del objetivo: Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa. La existencia de un puesto solo es justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos, sin embargo, la realidad muestra que muchas veces se crean puestos con la consecuente implicación de costos y esfuerzos inútiles.
2.- Especialización: El trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad. El trabajo se realizara mas fácilmente si se subdivide en actividades claramente relacionadas y delimitadas, mientras mas especifico y menor sea el campo de acción de un individuo, mayor será su eficiencia y destreza.
3.- Jerarquía: Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en una línea clara e ininterrumpida, desde el mas alto ejecutivo hasta el nivel mas bajo.
4.- Paridad de autoridad y responsabilidad: A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. No tiene objeto hacer responsable a una persona por determinado trabajo si no se le otorga la autoridad necesaria para poder realizarlo.
5.- Unidad de mando: Al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe, y que los subordinados no deberán reportar a mas de un superior.
6.- Difusión: Las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y ponerse, por escrito a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con las mismas.
7.- Amplitud o tramo de control: Hay un limite en cuanto al numero de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que éste pueda realizar todas sus funciones eficientemente. Un gerente no debe ejercer autoridad directa a más de cinco o seis subordinados, a fin de asegurar que no esté sobrecargado, y que esté en la posibilidad de atender otras funciones más importantes.
8.- De la coordinación: Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio. Todas las funciones deben apoyarse completamente y combinarse, a fin de lograr un objetivo común; en esta forma, la organización funcionara con un sistema armónico en el que todas sus partes actuaran oportunamente y eficazmente, sin ningún antagonismo.
9.- Continuidad: Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.

Agustín Reyes Ponce
1.- Especialización: Cuando más se divide el trabajo, dedicando a cada empleado a una actividad mas limitada y concreta, se obtiene mayor eficiencia, precisión y destreza.
2.- Unidad de mando: Establece la necesidad de que cada subordinado no reciba ordenes sobre una misma materia de dos personas distintas, esto es esencial para el orden y la eficiencia que exige la organización.
3.- Autoridad y responsabilidad: Debe precisarse el grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel jerárquico, estableciéndose al mismo tiempo la autoridad correspondiente a aquella.
4.- Equilibrio de dirección y control: A cada grado de delegación debe corresponder el establecimiento de los controles adecuados, para asegurar la unidad de mando.

Hellriegel / Jackson / Slocum
1.- Unidad de mando: Plantea que un empleado solo debe de tener un jefe, se supone que los empleados saben quien les da instrucciones y a quien reportarle.
2.- Escalonamiento: Consiste en que una cadena de mando clara e ininterrumpida debe relacionar a cada empleado con alguien de nivel superior en un proceso que llega hasta la cúspide de la organización.
3.- Margen de control: Señala que debe limitarse la cantidad de personas que se reportan directamente con un gerente, pues un jefe no puede supervisar con eficacia muchos subordinados.

PROCESO DE LA ORGANIZACIÓN

Munch Galindo y García Martínez

Es importante resaltar que si el proceso de organización se presenta en este texto en sección aparte de los tipos de organización, así como de los principios y las técnicas organizacionales, es con fines meramente didácticos, ya que de esta manera se facilita su estudio y comprensión.

Para llevar a cabo el proceso de organización, es necesario aplicar simultáneamente las técnicas y los principios organizacionales, así como delimitar que tipo de organización es la idónea en la situación especifica que se éste manejando.

http://es.wikipedia.org/wiki/Proceso_de_organizaci%C3%B3n

Un proceso clasico de organización es el establecimiento de roles, relaciones, autoridades y responsabilidades, con el objetivo de operar con la eficiencia y eficacia requeridas para alcanzar los objetivos. Lo que se espere de un proceso de organización es disponer de una estructura organizativa a través de la cual los individuos cooperan sistemáticamente para el logro de objetivos comunes.

Sus niveles
Institucional Establecimiento de la Visión y elaboración de Estrategias.
Intermedio Transformación de las estrategias en programas de acción. Interacción entre un componente ligado a la incertidumbre (externa) y un componente orientado a la certeza y a la lógica (nivel operacional)

Operacional Ejecución cotidiana y eficiente de las tareas de la organización.

Para realizar un proceso de organización su estructura debe ser de un carácter tal que muestre los cargos, sus relaciones, mecanismos de coordinación y control de los miembros de la organización. A demás deben figurar los niveles de autoridad y de responsabilidad. En el proceso de organización participan los sistemas; para ello vamos a definirlos: Procesos, procedimientos y mecanismos de resolución de conflictos. Se basa en el establecimiento de métricas para evaluación de resultados. A su vez identifica los criterios de asignación de recursos. El objetivo de la estructura es de servir como ayuda en el cumplimiento de los procesos de negocios de la organización, en todos sus niveles.

DIVISIÓN DEL TRABAJO

Munch Galindo y García Martínez

Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo.

Agustín Reyes Ponce

Es el medio para obtener una mayor especialización del trabajo, y con ella mayor precisión, profundidad de conocimientos, destreza y perfección en cada una de las personas dedicadas a cada función.

Terry y Franklin

Adam Smith y Max Weber reconocieron que la división del trabajo es esencial para maximizar la producción de los trabajadores y las maquinas. La división del trabajo significa dividir grandes tareas en paquetes más pequeños de trabajo que se distribuyen entre varias personas.

La división del trabajo crea muchos trabajos diferentes y con frecuencia estrechos, lo que intensifica la necesidad de una coordinación administrativa efectiva. La participación en la toma de decisiones, la extensión del puesto y los consejos junior de administración son alguna de las técnicas usadas por las firmas para compensar los efectos potenciales negativos de la especialización del trabajo.
es.wikipedia.org/wiki/División_del_trabajo

La división del trabajo generalmente hablando trata de la especialización y cooperación de las fuerzas laborales en tareas y roles, con el objetivo de mejorar la eficiencia.

Tipología

La División del Trabajo y Tipos: Cuando un trabajador realiza las distintas tareas necesarias para fabricar un producto, el rendimiento es lento, por ello hay que repartir las tareas.
1.- División industrial: Se trata de la división de tareas dentro de una misma industria o empresa.
2.- División vertical: Un conjunto de trabajos realizados antes por una persona o actualmente de lugar a distintas profesiones.
3.- División colateral: Es la división por la cual se separan distintas profesiones.

Ejemplo: Los alfileres del libro "la riqueza de las naciones" de Adam Smith, si una persona fabrica alfileres hace menos de cien al día mientras que si dividimos el trabajo puede fabricar hasta 10.000 alfileres.

Ventajas de la división del trabajo

Ahorro de capital: cada obrero no tiene que disponer de todas las herramientas que necesitaría para las distintas funciones.

Ahorro de tiempo:ya que el operario no tiene que cambiar constantemente de herramienta.
Los trabajos a realizar por cada operario son más sencillos, con lo que el error disminuye. Simplicidad de las funciones a realizar.
Invención de máquinas.

Cuando el trabajador se centra en una tarea pequeña y sencilla pondrá más atención que si realiza una donde deba estar rotando de trabajo constantemente con sus compañeros; es decir, al realizar una tarea más complicada perderá la concentración en el momento de la rotación. En el texto de Smith "Investigación sobre la naturaleza y causas de las riquezas de las Naciones" se habla también de la importancia del aporte de las maquinarias (creadas por los artesanos con el objeto de agilizar el trabajo). Éstas brindan a la tarea un plus de sencillez y su uso se centra en crear métodos rápidos y simples de ejecución.

www.eumed.net/libros/2006a/ah-prod/2o.htm

Se llama división del trabajo, a la separación de las operaciones productoras. Merced a esta división cada obrero se ocupa siempre de la misma clase de operaciones, y entre todos los obreros de una fábrica se alcanza un resultado común por la reunión de sus esfuerzos.

En la práctica es hoy día tan importante su aplicación que sólo con ella y por ella puede haber grande y buena producción; pudiéndose también añadir que la división del trabajo camina al compás de la civilización del mundo, pues cuanto más adelantado es un pueblo, más divide el trabajo y más separa las ocupaciones, porque con ello consigue mayor aumento de fuerza productiva y mejor satisface las necesidades de la producción .

Por sencillas que parezcan las operaciones industriales, siempre son susceptibles de descomponerse, de donde se infiere que la divisibilidad del trabajo tiene analogía con la divisibilidad de la materia.

La división del trabajo, implica también la solidaridad humana, puesto que obliga a todos los hombres a auxiliarse mutuamente; así el sastre, por ejemplo, necesita la cooperación del tintorero, del dibujante, del tejedor, del ganadero, del agricultor, de los fabricantes de herramientas, y, en fin, de muchos hombres.

La historia de la división del trabajo confirma esta aserción; los primeros hombres procuraron bastarse a sí mismos, cazando, pescando, fabricando sus armas y confeccionando sus vestidos; pero al brotar la civilización se multiplicaron los productos y se sucedieron los cambios, y entonces nació la división del trabajo, según las profesiones, pues hubo ya clases de cazadores, pescadores, pastores, labradores, artesanos y mercaderes; con el tiempo, la civilización fue adelantando y las profesiones subdividiéndose, y así los artesanos fueron carpinteros, herreros o tejedores, y los mercaderes merceros, pañeros o abastecedores; no cesó aquí la división del trabajo, pues como la fabricación de cada objeto requiere una larga serie de procedimientos, cada obrero se aplicó a una sola operación, y hubo en una misma fábrica, forjadores, laminadores, niqueladores, etc.

La división del trabajo también la practican las naciones para aumentar la producción, y por eso vemos que el café, el azúcar y las especies son propios de los países cálidos; el vino, el aceite y los ce-reales de los templados; y el musgo, el liquen y el abadejo de los fríos.

Para demostrar el aumento de la fuerza productora que se consigue con la división del trabajo, nos presenta Smith el ejemplo de una fábrica de alfileres, en la cual diez operarios encargados de dieciocho operaciones, divididas entre ellos, producen 48.000 alfileres por día, o sea 4.800 alfileres por cada hombre; mientras que si cada obrero de por sí hubiera tenido que hacer las dieciocho operaciones, o sea estirar el alambre, cortarle, encabezarle, lustrarle, encartonarle, empaquetarle, etc., difícilmente hubiera podido hacer 20 alfileres al día.

ejemplo de J. B. Say, en que se ve con claridad la influencia de la división del trabajo, es la fabricación de naipes, que requiere setenta operaciones diferentes para hacer una baraja; y observamos que si cada operario tuviera que hacer por sí mismo todas esas operaciones, sólo produciría dos naipes por día, y por lo tanto, treinta operarios producirían 60 naipes, mientras que si esos treinta operarios se ocupan de modo que cada uno de ellos haga dos operaciones que sean siempre las mismas, producirán 15.000 naipes diarios, o sea a razón de 500 naipes por cada obrero.

En la fabricación de agujas, se cuentan ciento veinte operaciones, para estirar los alambres, templarlos, cortarlos, calibrarlos, afilarlos, acanalarlos horadarlos, prendarlos, empaquetarlos, etc.; pues bien, si cada obrero tuviera que practicarlas todas, sólo produciría al día una docena de agujas, y sin embargo, hay fábrica que con un corto número de hombres, teniendo distribuidas dichas operaciones, produce 100.000 agujas diarias. Esto mismo sucede en la fabricación de plumas, en la de lapiceros, en la de hilados, en la de tejidos, en la de curtidos, en la de papeles, en la de vidrios, en la de lozas, y en todas las demás, pues no hay ramo de industria donde no se acreciente la producción con la asociación de esfuerzos, por medio de la divisibilidad del trabajo.
Se atribuyen, sin embargo, a la división del trabajo, ventajas e inconvenientes.

Las ventajas son:
1. Que el obrero adquiere mayor habilidad en operaciones sencillas y repetidas con frecuencia.
2. Que no pierde tiempo en pasar de una operación a otra, cambiando de sitio, postura o herramienta.
3. Que a fuerza de repetir siempre la misma operación, consigue facilidad para descubrir procedimientos más rápidos, sencillos e ingeniosos.

Los inconvenientes son:
1.° Que entorpece el espíritu del hombre al sujetarle a practicar siempre la misma operación, que es muchas veces mecánica.
2.° Que hace aprender al trabajador una sola parte del oficio, y no puede por lo tanto desempeñar por completo ese oficio.
3.° Que hace al obrero dependiente del fabricante, puesto que como no sabe hacer más que una parte del producto, no es fácil que encuentre donde trabajar cuando sea despedido.
4. Que los trabajos llegan a convertirse en monótonos, por su sencillez, igualdad y repetición constante.
5.° Que aumenta demasiado la producción y puede con ello dar lugar a que se presenten las crisis industriales.

La división del trabajo tiene límites naturales, o basados en las necesidades del consumo, la importancia del capital y la facilidad de los transportes, pudiéndose decir: primero, que a mayor consumo, más capital y mayor transporte, hay mayor separación de operaciones, o sea más divisibilidad; segundo, que a menor consumo, menos capital y mal acarreo y transporte, hay menor separación de ocupaciones, o sea menos divisibilidad. De aquí que en una capital populosa, rica y frecuentada, existan alma-cenes en los que solo se vende café, dulces, paños, relojes, sedas, vinos, alfombras, muebles, etc.; y que en una aldea pequeña, pobre y aislada, exista tienda en la que se venden telas, quincalla, calza-do, aceite, vino y otros numerosos artículos.

JERARQUIZACIÓN

Munch Galindo y García Martínez

Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia. Los niveles jerárquicos son el conjunto de órganos agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean, independientemente de la función que realicen.
La jerarquización implica la definición de la estructura de la empresa por medio del establecimiento de centros de autoridad (comunicación) que se relacionen entre si con precisión.

Agustín Reyes Ponce

El grado de autoridad y responsabilidad que se da dentro de cada línea, determina los niveles jerárquicos, implica necesariamente como ya hemos señalado, delegar responsabilidad y autoridad.
Crecimiento vertical y horizontal
Cuando al aumentar, las funciones, un jefe nombre nuevos auxiliares suyos, pero que siguen dependiendo directamente de él, existe el crecimiento vertical. El crecimiento horizontal implica el aumento de funciones o jefes, sin que aumenten los niveles; el crecimiento vertical supone simultáneamente crecimiento en jefes y en niveles jerárquicos.
Limitaciones de ambos crecimientos
El crecimiento vertical: Tiene como inconveniente básico el que dificulta la rapidez y eficiencia de la comunicación; en efecto toda orden, para llegar a los niveles inferiores, tiene que pasar por varios jefes; esto hace que fluya mas lentamente, que pueda ser mal interpretada o distorsionada en su contenido, etc.
El crecimiento horizontal: Tiene el inconveniente de que aumenta lo que se llama la amplitud de control o tramo de control, lo que origina recargo de trabajo en el jefe que tiene que supervisar, ineficiencia en la supervisión, retardo en la resolución de los problemas, etc.

Depende lógicamente de varios factores, entre ellos podemos mencionar:
a) La capacidad concreta de los elementos humanos con los que se cuenta; indiscutiblemente la preparación técnica de los jefes inferiores, su experiencia y conocimiento de los problemas de la empresa, su capacidad de trabajo, etc.
b) La naturaleza y semejanza de las operaciones supervisadas; así, operaciones poco complejas y muy semejantes, o mejor aun, idénticas, permiten un mayor tramo de control.
c) El control de varias personas es más fácil en los altos niveles, que en los inferiores. Esto se debe a que el numero de relaciones y problemas aumenta conforme se asciende en el nivel jerárquico, no en proporción aritmética, sino geométrica.
d) Otro factor que se debe tomar en cuenta es si el jefe cuenta o no con un staff, pues en este caso, la ayuda que estos organismos o técnicos le prestan, permite aumentar grandemente el tramo de control, el jefe puede pasar a los respectivos técnicos en personal, organización, diseño, planeación, etc.
e) Debe considerarse si el tramo de control lo es verdaderamente, a si lo que parece autoridad sobre otros, no es más que un medio de comunicación para entregar la información a los subordinados.
f) En los altos niveles el número de personal que reporten a un alto directivo deba ser entre cuatro y ocho, mientras que en los bajos niveles de supervisión, sea normal supervisar entre diez y veinte.