Munch Galindo y García MartínezLa departamentalización se logra mediante una división orgánica que permite a la empresa desempeñar con eficiencia sus diversas actividades. Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especificas, con base en su similitud.
a) Secuencia de la departamentalización.
Al departamentalizar es conveniente seguir la siguiente secuencia:
1. Listar todas las funciones de la empresa.
2. Clasificar.
3. Agruparlas según un orden jerárquico.
4. Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas o departamentos.
5. Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación, entre las funciones y los puestos.
6. Establecer líneas de comunicación e interrelación, entre los departamentos.
7. El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa, y de las funciones involucradas.
b) Tipos de departamentalización.
De acuerdo con la situación específica de cada empresa, es posible aplicar diversos tipos de departamentalización; los más usuales son:
1.- Funcional: Es común en las empresas industriales; consiste en agrupar las actividades análogas según su función primordial para lograr la especialización y, con ello una mayor eficiencia del personal.
2.- Por productos: Es característica de las empresas que se dedican a la fabricación de diversas líneas de productos. La departamentalización se hace con base en un producto o grupo de productos relacionados entre si.
3.- Geográfica o por territorios: Proporciona un instrumento lógico y eficiente cuando las unidades de la empresa realizan actividades en sectores alejados físicamente, y/o cuando el tramo de operaciones y de personal supervisado es muy extenso y está disperso en áreas muy grandes.
4.- Clientes: Consiste en crear unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos compradores o clientes, por lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente en los almacenes, aunque puede también utilizarse con base en determinados mercados.
5.-Por procesos o equipo: Al fabricar un producto, el proceso o el quipo que se haya empleado puede servir de base para crear unidades departamentales, sobre todo si reporta ventajas, económicas, de eficiencia, ahorro de tiempo, etc., ya sea por la capacidad del equipo, manejo especial del mismo o por que el proceso lo requiera.
6.- Secuencia: Se utiliza por lo general en niveles intermedios o inferiores, muchas empresas, por razones técnicas o económicas, es necesario departamentalizar por secuencias alfabéticas, numéricas o de tiempo; así, una empresa productiva que trabaja por turnos sin interrupción, puede establecer secciones que controlen cada uno de los turnos.
a) Secuencia de la departamentalización.
Al departamentalizar es conveniente seguir la siguiente secuencia:
1. Listar todas las funciones de la empresa.
2. Clasificar.
3. Agruparlas según un orden jerárquico.
4. Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas o departamentos.
5. Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación, entre las funciones y los puestos.
6. Establecer líneas de comunicación e interrelación, entre los departamentos.
7. El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa, y de las funciones involucradas.
b) Tipos de departamentalización.
De acuerdo con la situación específica de cada empresa, es posible aplicar diversos tipos de departamentalización; los más usuales son:
1.- Funcional: Es común en las empresas industriales; consiste en agrupar las actividades análogas según su función primordial para lograr la especialización y, con ello una mayor eficiencia del personal.
2.- Por productos: Es característica de las empresas que se dedican a la fabricación de diversas líneas de productos. La departamentalización se hace con base en un producto o grupo de productos relacionados entre si.
3.- Geográfica o por territorios: Proporciona un instrumento lógico y eficiente cuando las unidades de la empresa realizan actividades en sectores alejados físicamente, y/o cuando el tramo de operaciones y de personal supervisado es muy extenso y está disperso en áreas muy grandes.
4.- Clientes: Consiste en crear unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos compradores o clientes, por lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente en los almacenes, aunque puede también utilizarse con base en determinados mercados.
5.-Por procesos o equipo: Al fabricar un producto, el proceso o el quipo que se haya empleado puede servir de base para crear unidades departamentales, sobre todo si reporta ventajas, económicas, de eficiencia, ahorro de tiempo, etc., ya sea por la capacidad del equipo, manejo especial del mismo o por que el proceso lo requiera.
6.- Secuencia: Se utiliza por lo general en niveles intermedios o inferiores, muchas empresas, por razones técnicas o económicas, es necesario departamentalizar por secuencias alfabéticas, numéricas o de tiempo; así, una empresa productiva que trabaja por turnos sin interrupción, puede establecer secciones que controlen cada uno de los turnos.
Hellriegel / Jackson / Slocum
La departamentalización subdivide el trabajo en puestos y tareas y los asigna a unidades especializadas en una organización, también comprende el diseño de normas para el desempeño de los puestos y tareas.
La departamentalización aborda dos de los cuatro elementos básicos de la función de organización, especialización y estandarización. Una de las claves de la departamentalización eficaz radica en organizar a la gente, los puestos y las tasas de tal manera que las decisiones fluyan con facilidad por toda la organización.
1.- Funcional: Agrupa a los empleados en unidades de acuerdo con sus ámbitos de competencia y los recursos a que recurren para realizar un conjunto común de tareas, la agrupación funcional es la modalidad de departamentalización mas empleada y aceptada.
Beneficios
· Respaldo a la especialización en las habilidades.
· Reducción de la duplicidad de recursos y aumento de la coordinación en el ámbito funcional.
· Estimular el desarrollo de carrera y el entrenamiento dentro del área funcional.
· Intercambio de destrezas comunes entre superiores y subordinados.
· Fomento de toma de decisiones tácticas de gran calidad.
Inconvenientes
· Comunicación inadecuada entre departamentos.
· Conflictos en cuanto a prioridades de los productos.
· Dificultades con la coordinación departamental.
· Enfoque en aspectos y objetivos departamentales en lugar de organizacionales.
· Desarrollo de gerentes que solo son expertos en campos restringidos.
2.- Por lugar: Agrupa la mayor parte a todas las funciones relacionadas con los clientes en cierta zona geográfica bajo el mando de un gerente, en lugar de dividir las funciones entre distintos gerentes o agrupar todas las tareas en una ubicación central.
Beneficios
· Tener instalaciones y equipo de producción, distribución o ambos en un lugar, lo que ahorra tiempo y costos.
· Obtener experiencia en la resolución de problemas exclusivos de un lugar.
· Entender los problemas y deseos de los clientes.
· Producir cerca de donde se encuentran las materias primas y los proveedores.
Inconvenientes
· Duplicidad de funciones, en diversos grados, en cada ubicación regional o unidad en particular.
· Conflicto entre los objetivos de cada sitio y las metas de las organizaciones.
· Niveles agregados de administración, uso amplio de reglas, reglamentos para coordinar y asegurar la uniformidad de la calidad entre las ubicaciones.
3.- Por producto: Agrupa la mayor parte o todas las funciones en unidades relativamente independientes, cada una de las cuales puede tener incluso la capacidad completa para diseñar, producir y comercializar sus bienes o servicios.
Beneficios
· Permite hacer cambios rápidos en una línea de productos.
· Ofrece mayor visibilidad de la línea de productos.
· Promueve el interés en las necesidades del cliente.
· Define con claridad las responsabilidades de cada línea de productos.
· Desarrolla a los gerentes que, así pueden concentrarse en líneas funcionales transversales.
Inconvenientes
· No permite una utilización eficaz de las habilidades y los recursos.
· No fomenta la coordinación de las actividades entre las líneas de productos.
· Estimula el establecimiento de políticas y los conflictos en la asignación de recursos para las líneas de productos.
· Limita la movilidad profesional del personal fuera de sus líneas de productos.
4.- Por cliente: Consiste en organizarse en torno de los diversos tipos de clientes a que se atiende, se emplea cuando la gerencia desea concentrarse mas en las exigencias de los clientes que en las habilidades de la empresa (funcional) o las marcas que produce y vende (bienes y servicios).
Beneficios
· Fomentar mayor enfoque en el cliente.
· Identificar con claridad los clientes clave.
· Permitir la comprensión de las necesidades del cliente.
· Desarrollar gerentes y empleados para que se vuelvan defensores del cliente.
Inconvenientes
· Genera trabas en la coordinación entre las divisiones organizadas por grupos de clientes.
· Alienta la politiquería y conflictos en términos de asignación de recursos entre las divisiones.
· Hace que los empleados se sientan presionados a ofrecer privilegios a ciertos clientes.
· Limita la resolución de problemas a cada grupo de clientes.
Terry y Franklin
La departamentalización aborda dos de los cuatro elementos básicos de la función de organización, especialización y estandarización. Una de las claves de la departamentalización eficaz radica en organizar a la gente, los puestos y las tasas de tal manera que las decisiones fluyan con facilidad por toda la organización.
1.- Funcional: Agrupa a los empleados en unidades de acuerdo con sus ámbitos de competencia y los recursos a que recurren para realizar un conjunto común de tareas, la agrupación funcional es la modalidad de departamentalización mas empleada y aceptada.
Beneficios
· Respaldo a la especialización en las habilidades.
· Reducción de la duplicidad de recursos y aumento de la coordinación en el ámbito funcional.
· Estimular el desarrollo de carrera y el entrenamiento dentro del área funcional.
· Intercambio de destrezas comunes entre superiores y subordinados.
· Fomento de toma de decisiones tácticas de gran calidad.
Inconvenientes
· Comunicación inadecuada entre departamentos.
· Conflictos en cuanto a prioridades de los productos.
· Dificultades con la coordinación departamental.
· Enfoque en aspectos y objetivos departamentales en lugar de organizacionales.
· Desarrollo de gerentes que solo son expertos en campos restringidos.
2.- Por lugar: Agrupa la mayor parte a todas las funciones relacionadas con los clientes en cierta zona geográfica bajo el mando de un gerente, en lugar de dividir las funciones entre distintos gerentes o agrupar todas las tareas en una ubicación central.
Beneficios
· Tener instalaciones y equipo de producción, distribución o ambos en un lugar, lo que ahorra tiempo y costos.
· Obtener experiencia en la resolución de problemas exclusivos de un lugar.
· Entender los problemas y deseos de los clientes.
· Producir cerca de donde se encuentran las materias primas y los proveedores.
Inconvenientes
· Duplicidad de funciones, en diversos grados, en cada ubicación regional o unidad en particular.
· Conflicto entre los objetivos de cada sitio y las metas de las organizaciones.
· Niveles agregados de administración, uso amplio de reglas, reglamentos para coordinar y asegurar la uniformidad de la calidad entre las ubicaciones.
3.- Por producto: Agrupa la mayor parte o todas las funciones en unidades relativamente independientes, cada una de las cuales puede tener incluso la capacidad completa para diseñar, producir y comercializar sus bienes o servicios.
Beneficios
· Permite hacer cambios rápidos en una línea de productos.
· Ofrece mayor visibilidad de la línea de productos.
· Promueve el interés en las necesidades del cliente.
· Define con claridad las responsabilidades de cada línea de productos.
· Desarrolla a los gerentes que, así pueden concentrarse en líneas funcionales transversales.
Inconvenientes
· No permite una utilización eficaz de las habilidades y los recursos.
· No fomenta la coordinación de las actividades entre las líneas de productos.
· Estimula el establecimiento de políticas y los conflictos en la asignación de recursos para las líneas de productos.
· Limita la movilidad profesional del personal fuera de sus líneas de productos.
4.- Por cliente: Consiste en organizarse en torno de los diversos tipos de clientes a que se atiende, se emplea cuando la gerencia desea concentrarse mas en las exigencias de los clientes que en las habilidades de la empresa (funcional) o las marcas que produce y vende (bienes y servicios).
Beneficios
· Fomentar mayor enfoque en el cliente.
· Identificar con claridad los clientes clave.
· Permitir la comprensión de las necesidades del cliente.
· Desarrollar gerentes y empleados para que se vuelvan defensores del cliente.
Inconvenientes
· Genera trabas en la coordinación entre las divisiones organizadas por grupos de clientes.
· Alienta la politiquería y conflictos en términos de asignación de recursos entre las divisiones.
· Hace que los empleados se sientan presionados a ofrecer privilegios a ciertos clientes.
· Limita la resolución de problemas a cada grupo de clientes.
Terry y Franklin
La departamentalización se refiere a la estructura formal de la organización compuesta de varios departamentos y puestos administrativos y a sus relaciones entre si. Suele crear menos flexibilidad, adaptabilidad y unidad de acción dentro de la firma.
La departamentalización es un agrupamiento eficiente y efectivo de los puestos en unidades de trabajo significativas para coordinar numerosos puestos, todo para facilitar la rápida realización de los objetivos de la organización.
Unidades organizacionales básicas. El patrón básico de muchas estructuras organizacionales gira alrededor de tres actividades fundamentales, producción, mercadotecnia y finanzas.
Estructura coordinadora. Una organización debe considerarse, por parte de todos los gerentes en todos los niveles, como un todo coherente nunca como unidades funcionales por separado.
Medios de departamentalización. La departamentalización resulta de la división del trabajo y del deseo de obtener unidades organizacionales de tamaño manejable y para utilizar la habilidad administrativa. Los principales medios de departamentalización son:
1.- departamentalización por función. El personal es otra de las principales funciones en muchas organizaciones y comprende reclutamiento, selección, entrenamiento, compensación, salud y seguridad y relaciones laborales.
2.- departamentalización por producto. Este método coloca todos los recursos y autoridad bajo un gerente para hacer que un producto o servicio se produzca y mercantilice.
3.- departamentalización por territorio. Se sigue este método cuando la cercanía a las condiciones locales parece ofrecer ventajas, tales como bajo costos de operación y oportunidades para capitalizarlas condiciones locales atractivas según se presente.
4.- departamentalización por cliente. Esta forma de organización se usa cuando se pone gran énfasis en servir con eficacia a diferentes tipos de clientes. Los públicos al mayoreo y menudeo son muy diferentes en muchas industrias, lo mismo que los clientes gubernamentales y los del sector privado.
5.- departamentalización por proceso. Este medio es lógico cuando las máquinas o el equipo utilizados requieren habilidad especial para su operación o son de gran capacidad, lo que elimina la división organizacional, o hay instalaciones tecnológicas que sugieren fuertemente una localización concentrada.
6.- departamentalización por grupos especiales. Esta disposición implica asignar un equipo o grupo especial a un proyecto definido o bloque de trabajo, el cual se extiende desde su inicio hasta la terminación de una cantidad y tipo de trabajo definido y deseado.
7.-Organización por matriz. La departamentalización por matriz intenta combinar la departamentalización funcional y por grupos especiales (de proyecto) para mejorar la sincronización de componentes múltiples para una sola actividad, para mejorar las economías de escala y para servir mejor al cliente y a la compañía.
La departamentalización es un agrupamiento eficiente y efectivo de los puestos en unidades de trabajo significativas para coordinar numerosos puestos, todo para facilitar la rápida realización de los objetivos de la organización.
Unidades organizacionales básicas. El patrón básico de muchas estructuras organizacionales gira alrededor de tres actividades fundamentales, producción, mercadotecnia y finanzas.
Estructura coordinadora. Una organización debe considerarse, por parte de todos los gerentes en todos los niveles, como un todo coherente nunca como unidades funcionales por separado.
Medios de departamentalización. La departamentalización resulta de la división del trabajo y del deseo de obtener unidades organizacionales de tamaño manejable y para utilizar la habilidad administrativa. Los principales medios de departamentalización son:
1.- departamentalización por función. El personal es otra de las principales funciones en muchas organizaciones y comprende reclutamiento, selección, entrenamiento, compensación, salud y seguridad y relaciones laborales.
2.- departamentalización por producto. Este método coloca todos los recursos y autoridad bajo un gerente para hacer que un producto o servicio se produzca y mercantilice.
3.- departamentalización por territorio. Se sigue este método cuando la cercanía a las condiciones locales parece ofrecer ventajas, tales como bajo costos de operación y oportunidades para capitalizarlas condiciones locales atractivas según se presente.
4.- departamentalización por cliente. Esta forma de organización se usa cuando se pone gran énfasis en servir con eficacia a diferentes tipos de clientes. Los públicos al mayoreo y menudeo son muy diferentes en muchas industrias, lo mismo que los clientes gubernamentales y los del sector privado.
5.- departamentalización por proceso. Este medio es lógico cuando las máquinas o el equipo utilizados requieren habilidad especial para su operación o son de gran capacidad, lo que elimina la división organizacional, o hay instalaciones tecnológicas que sugieren fuertemente una localización concentrada.
6.- departamentalización por grupos especiales. Esta disposición implica asignar un equipo o grupo especial a un proyecto definido o bloque de trabajo, el cual se extiende desde su inicio hasta la terminación de una cantidad y tipo de trabajo definido y deseado.
7.-Organización por matriz. La departamentalización por matriz intenta combinar la departamentalización funcional y por grupos especiales (de proyecto) para mejorar la sincronización de componentes múltiples para una sola actividad, para mejorar las economías de escala y para servir mejor al cliente y a la compañía.
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